GESTIONE DEL TEMPO PER FREE LANCE IMPACCIATI – Parte II: Strumenti pratici

Buongiorno amici, oggi riprendiamo il discorso della gestione del tempo attraverso strumenti pratici che vi aiuteranno ad acquisire maggiore consapevolezza del modo in cui vivete le vostre giornate e a riappropriarvi della risorsa più importante che abbiamo a nostra disposizione: il TEMPO!

  1. Azione!

Lo ammetto sono una fan delle liste. Del resto sono una grafomane dichiarata, per cui va da sé che scrivo su qualsiasi superficie mi capiti a tiro. Tuttavia sarà capitato anche a voi, spinti dai migliori propositi di questo mondo, di creare elenchi lunghissimi di “cose da fare” e di portare a compimento solo 3 o 4 dei punti presenti sulla lista.

lista delle priorità

Ecco l’idea da un milione di dollari:

Prima di andare a dormire scrivete SOLO 5 cose da fare domani. E FATELE.

Non 10, non 15, non 8. SOLO le 5 cose più importanti da fare.

Lo so, sembra SEMPLICE, ma proprio perché è semplice farlo è semplice anche non farlo. Rileggete i primi 3 punti della prima parte dell’articolo (Gestione del tempo per free lance incasinati – Parte I) , individuate le priorità e agite!

  1. Definite le priorità.

Abbiamo tutti la stessa quantità di ore in una giornata, il segreto sta nel rendersi conto che non bisogna gestire il tempo ma noi stessi. Non siamo stati creati per fare tutto subito. Ci sono molte più cose da fare di quante mai potremmo farne in un solo giorno. Si tratta di scegliere cosa fare e cosa no. Il dottor Steven Covey ha ideato uno schema per aiutare le persone ad individuare le priorità. Fate una lista di cose da fare e attribuite a ciascuna attività un punteggio da 1 a 10 in base all’ urgenza e all’ importanza. Per es. questa è la mia:

gestione del tempo

Poi disegnate una tabella con 4 quadranti come questa:

tabella gestione del tempo

Prendetevi il tempo di pensare a cosa è davvero importante e cosa non lo è e mettetelo in agenda.

Scrivendo e programmando rimarrete stupiti dalla quantità di cose che riuscirete a fare e del tempo libero che avrete guadagnato!

  1. Gestite le distrazioni.

Riprendete lo schema di prima. Nel quadrante “Da ignorare” inserite tutte le attività che vi fanno perdere tempo. Pensateci un momento. Quanto tempo sprechiamo in attività che ci allontanano da ciò che amiamo realmente solo perché non sappiamo dire NO?

Imparate a riconoscere i LADRI DI TEMPO.

RICONOSCERE E NEUTRALIZZARE I LADRI DI TEMPO IN POCHE SEMPLICI MOSSE

I LADRI DI TEMPO sono persone che ci portano via tempo ed energie che potremmo utilizzare per fare quello che vogliamo davvero. Come identificarli? Come sconfiggerli? Ecco un  breve prontuario per imparare a gestirli:

Il LOGORROICO: monopolizza il vostro tempo per ore chiacchierando di cose che non vi interessano.

SOLUZIONE: Se evitate di aprire la conversazione, non avrà modo di “allargarsi”. Rispondete senza dargli modo di ampliare il discorso, si seccherà e migrerà verso altri lidi alla ricerca di qualcuno che gli dia corda.

logorroico

IL LAMENTOSO: vuole essere compatito. Cerca qualcuno che lo assecondi e, una volta trovato, si sentirà autorizzato a raccontargli tutti i suoi problemi prosciugando le sue energie. Volete essere voi i fortunati?

SOLUZIONE: Ditegli in modo cortese che non avete tempo per parlare, che siete in ritardo e che avete molte faccende da portare a termine.

lamentoso

IL FAN: Cerca consigli. Vi ha dimostrato la sua stima e voi, sentendovi lusingati vi siete lasciati scappare la frase: ”Per qualunque cosa, non esitare a  contattarmi”. Superfluo dirvi che ve ne pentirete.

SOLUZIONE: Ditegli la vostra ed invitatelo a riflettere affinché si alleni a trovare da solo la soluzione giusta.

Indipendentemente dal soggetto che avete di fronte il punto è imparare a dire di no con stile.

La nostra capacità di gestione del tempo dipende in larga parte dalla quantità di impegni verso cui ci mostriamo disponibili. Accettiamo troppo spesso, per paura di perderci delle opportunità o di deludere gli altri. Se siamo realmente motivati a trovare il tempo per fare ciò che desideriamo è NECESSARIO imparare a dire di no.

Come dire di no con stile?

La miglior dote di un abile comunicatore è l’assertività. Una persona assertiva ha la capacità di dire quello che va detto nel modo migliore. Come svilupparla? Ecco alcuni suggerimenti:

  1. Usate il giusto tono di voce, calmo ma fermo. Il 70% dei conflitti deriva dal modo in cui si comunica e non dall’oggetto della comunicazione.
  2. Esprimete la vostra decisione anche attraverso i gesti, non giocherellate nervosamente ma siate sicuri. La comunicazione non verbale comunica all’interlocutore molto di più delle vostre parole.
  3. Spiegate le motivazioni del vostro rifiuto. Il NO non è “uno sgarbo personale” ma una scelta motivata da un’esigenza.
  4. Proponete eventuali alternative al vostro interlocutore. Dimostrategli che, nonostante gli abbiate detto di no, siete interessati ad aiutarlo a trovare una soluzione.
  5. Cercheranno di farvi cambiare idea, difendete le vostre scelte. Mostrando di rispettare voi stessi vi guadagnerete il rispetto degli altri.

GESTIONE DEL TEMPO PER FREE LANCE INCASINATI – Parte I

gestione del tempo

Una delle difficoltà più frequenti che ci troviamo ad affrontare nel momento in cui decidiamo di metterci in proprio riguarda la gestione del tempo. Possiamo pensare di avere solo 24 ore oppure renderci conto di avere addirittura 24 ore a nostra disposizione. È una questione di prospettiva.

Come diceva Henry Van Dyke:

Il tempo è troppo lento per chi soffre, troppo breve per chi gioisce, troppo lungo per chi aspetta”.

Senza girarci troppo intorno voglio condividere con voi alcune strategie per sconfiggere le perdite di tempo guadagnando qualche ora per fare quello che vi pare.

  1. Trovate la motivazione che fa per voi.

È possibile trovare il tempo per qualsiasi cosa a patto che la desideriamo davvero. Talvolta siamo così presi dal nostro quotidiano che confondiamo l’attività con la produttività, perdendo di vista i nostri reali obiettivi.

Il modo in cui impieghiamo il nostro tempo determina la qualità della nostra vita e influisce sui risultati che otteniamo nel lavoro, in famiglia e nel tempo libero.

Quando penso di non avere abbastanza tempo mi focalizzo sulle attività che voglio intraprendere e sul perché desidero farlo. Funziona!

  1. Imparate dal Feng Shui.

Se anche la vostra scrivania è colma di oggetti, fogli, libri e materiale non bene identificato, è giunto il momento di fare una bella pulizia.

Possedere troppe cose rallenta la nostra attività quotidiana e anziché agevolarci ci fa sprecare tempo ed energia.

Create due pile: “Cose da buttare” e “Cose da archiviare” e siate determinati a liberarvi del superfluo.  Gettate tutto ciò che non usate, lo spazio che guadagnerete vi farà risparmiare minuti preziosi per dedicarvi a quello che amate davvero.

  1. Fatelo subito!

La tendenza a rimandare è una delle trappole più diffuse e pericolose in cui possiamo incappare quando lavoriamo da free lance. Abbiamo scelto di lavorare autonomamente per avere la piena gestione del tempo a nostra disposizione, perché mai dovremmo stressarci?

Per ottenere dei risultati efficaci dobbiamo imparare ad autogestirci trovando il giusto equilibrio tra disciplina e tempo libero.

Vi dico il mio metodo, semplice e veloce. Quando ho da fare qualcosa e so che potrei cedere alla pigrizia e rimandarla, agisco subito. Just do it!

To be continued….

DUE SEMPLICI TRUCCHI PER VINCERE LO STRESS E MIGLIORARE LA CONCENTRAZIONE

Tutti i santi giorni siamo presi da mille impegni, la routine ci deprime e il tempo da dedicare a noi stessi è una chimera. Una delle parole più ricorrenti nel nostro vocabolario è “STRESS”. Ma cos’è lo stress?

Lo stress è la risposta del nostro organismo alla pressione  che riceve da diversi tipi di stimoli, che possono essere fisici, mentali, sociali o ambientali (la fatica, gli impegni di lavoro, gli obblighi, le richieste del contesto in cui viviamo). Ci sono due tipi di stress:

L’ EUSTRESS: è lo “STRESS BUONO”, ossia la stimolazione fisiologica che ci induce a produrre risultati maggiori, utilizzando al meglio le nostre risorse fisiche e mentali.

IL DISTRESS: è la componente negativa dello stress, la risposta dell’organismo che produce debolezza e genera angoscia, panico e paura, rendendoci improduttivi.

stress

Quando non riusciamo a gestire in modo efficace questo secondo tipo di stress ci troviamo in uno stato mentale negativo che abbassa il livello delle nostre performance. Ma c’è una buona notizia: Ho scoperto che esistono dei SEMPLICI TRUCCHI PER RIDURRE LO STRESS e soprattutto MIGLIORARE LA QUALITÀ DELLA NOSTRA VITA. Per raggiungere i nostri obiettivi abbiamo bisogno di sviluppare due capacità:

  1. La capacità di RILASSARCI
  2. La capacità di CONCENTRARCI

RILASSAMENTO e CONCENTRAZIONE influenzano qualsiasi ambito della nostra vita, ragion per cui, saperle usare per gestire lo stress può modificare la qualità dei risultati che otteniamo.

rilassamento

Le tecniche di rilassamento sono una meravigliosa strategia che consente al nostro cervello di:

  • rallentare la sua attività per consentigli di immagazzinare nuove informazioni
  • mantenere la calma nei momenti di forte stress
  • scaricare le tensioni fisiche e muscolari in eccesso

Nella fase di rilassamento il cervello è nella condizione ideale per produrre spontaneamente pensieri associativi e intuitivi, per memorizzare e apprendere. Nonostante appaiano semplici, le tecniche di rilassamento sono molto potenti e la loro efficacia è immediata.

Il rilassamento da solo non basta. Occorre imparare a focalizzare la mente sull’attività che stiamo svolgendo. Questo farà la differenza. Infatti, non essendo innata, la CONCENTRAZIONE SI PUÒ SVILUPPARE con un po’ di attenzione e con qualche accorgimento.

concentrazione

3 SUGGERIMENTI PER MIGLIORARE LA CONCENTRAZIONE:

  1. PRENDITI CURA DI TE. La concentrazione è influenzata dalle condizioni fisiologiche, come per esempio la stanchezza o la fame. Riposa a sufficienza, concediti piccole pause durante il lavoro e assicura al tuo corpo il giusto nutrimento in modo da fornire al tuo organismo l’energia necessaria per mettere in moto il cervello.
  2. INDIVIDUA L’OBIETTIVO. Sapere dove si focalizza la tua attenzione durante l’attività che svolgi è fondamentale. Quando intraprendi qualcosa chiedi a te stesso: COSA VOGLIO OTTENERE? QUALE OBIETTIVO VOGLIO RAGGIUNGERE? Formula le domande giuste e avrai le risposte giuste.
  3. TROVA IL TUO PERCHÉ. Se sposti l’attenzione sulla motivazione che ti spinge a compiere una determinata attività stabilisci un coinvolgimento emotivo immediato. Maggiore sarà il tuo coinvolgimento emotivo più alto sarà il tuo livello di concentrazione!

Perché assumere un comunicatore d’impresa?

Chiunque si metta oggi sul mercato, sia esso azienda, associazione o libero professionista, necessita di comunicare con il proprio pubblico.comunicazione d'impresa

Comunicare significa raccontare “chi sono”, “cosa faccio”, “come lo faccio” e “perché”. E soprattutto perché un cliente potenziale dovrebbe acquistare il mio prodotto/servizio nel mare infinito dei prodotti e servizi attualmente disponibili.

In un’ epoca di mercato caratterizzata dalla coesistenza di beni sovrapponibili, è determinante comprendere cosa renda il proprio prodotto/servizio differente da tutti gli altri.

Al di là delle caratteristiche tecniche, ciò che farà realmente la differenza è la modalità del racconto che s’intende utilizzare. Non a caso da un pò di tempo a questa parte si parla di storytelling, per indicare la capacità narrativa di un’impresa nel raccontarsi al suo pubblico attraverso la creazione di un mondo possibile di marca.

Molte aziende offrono prodotti e servizi di qualità ma non riescono a decollare. Perché?

Nell’80% dei casi, questo dipende da un problema di comunicazione. Gli scenari possono essere differenti.

Alcune aziende non hanno al proprio interno risorse specializzate in grado di occuparsi della gestione dei flussi di comunicazione con l’esterno. Spesso accade che affidino questo compito a personale assunto per svolgere altre mansioni e che, per mancanza di competenze specifiche, non è in grado di occuparsene adeguatamente.

In altri casi, si sottovaluta l’importanza di svolgere una costante attività di comunicazione, per cui non si dispone affatto di personale preposto a questo ruolo.

Il risultato è pressapoco lo stesso: Mancanza di un rapporto con il proprio pubblico. L’errata gestione dei flussi di comunicazione può coinvolgere differenti rami dell’impresa, ma in ogni caso inciderà sull’ obiettivo finale e si tradurrà in una diminuzione delle vendite.

Allora, cosa si fa?

Come sempre, esistono due ipotesi:

  1. L’azienda, associazione o libero professionista che sia, continua ad assecondare il proprio ego, attribuisce la diminuzione delle vendite alla crisi, incrocia le braccia e aspetta tempi migliori (che, con questo atteggiamento, difficilmente arriveranno).
  2. L’azienda, associazione o libero professionista coglie i segnali che indicano i mutamenti del mercato e si rende conto che, per rispondere adeguatamente ai nuovi scenari, necessita di un professionista in grado di supportarlo.idea imprenditore

In che modo un esperto della comunicazione può aiutare un imprenditore?

Il responsabile della comunicazione ha l’obiettivo di rendere la percezione che i clienti hanno dell’impresa quanto più vicina all’ idea che l’impresa intende dare di sé. Per farlo raccoglie le informazioni che gli serviranno per creare la storia dell’impresa, studia i bisogni del target e opera in sinergia con i vertici dell’impresa per elaborare un’offerta in grado di conquistare il suo pubblico.

L’alba di una copy.

Ogni giorno un copywriter si sveglia e sa che dovrà avere un’idea geniale.

Milioni di copy escono dal corso di laurea in Scienze della Comunicazione inseguendo un sogno.

Molti scalderanno le sedie di agenzie creative, moltissimi cambieranno strada. Pochi persevereranno e raggiungeranno il loro obiettivo: lavorare come freelance per avere la soddisfazione di dire al mondo: “Mi guadagno da vivere scrivendo”.

Ecco il punto. Il “Copywriter” è un lavoro!

mi assomiglia!

In questo periodo si sente molto parlare di STORYTELLING: Il copywriter lo impara sul campo.

Per esempio quando la mattina di Natale davanti allo specchio chiede a sé stesso: “E adesso cosa racconto ai miei parenti che a pranzo mi chiederanno: “Ma tu, di preciso, DI COSA TI OCCUPI?!?” e a quel punto, dopo aver fatto un lungo respiro hai tre opzioni:

A. “Scrivo”. E la risposta è: “Si, ma per  lavoro dico…?!?”

B. “Sono una creativa*”. E qui c’è zia Maria (come so che si chiama così? in ogni famiglia c’è una zia Maria, lo sanno tutti!) che dice:”Si lo sei sempre stata, già da piccola non facevi altro che scarabocchiare ogni cosa che ti capitasse a tiro”.

C. “Lavoro in un call center”. Risposta: “Te l’avevo detto che avresti dovuto seguire le orme di tuo padre, e fare medicina..cos’ è che hai studiato, Scienze dell’educazione?!?” (sempre meglio di Scienze delle Merendine!)

Ad ogni modo una cosa è certa. Anche se non capiranno mai che lavoro fai, ti chiederanno sempre di scrivere i loro biglietti d’auguri.

*Nota per i non addetti ai lavori: In gergo pubblicitario per coppia creativa s’intende quella costituita da un art director, banalmente detto “grafico” e un copywriter, che si occupa della parte testuale.

A proposito di Problem Solving. Ecco perché devi assumere un rompiscatole nella tua azienda.

cane occhiali

Nelle realtà d’impresa esistono due tipologie di rompiscatole: i Nostalgici e i Rivoluzionari.

I Nostalgici, restano ancorati al passato, sono poco propensi al cambiamento e guardano con reticenza l’avvento delle nuove tecnologie.

I Rivoluzionari, hanno l’entusiasmo dei pionieri,  un master in tuttologia creativa e vogliono cambiare il mondo con un click.

Come vi anticipavo sopra, sono due categorie di rompipalle. Ma talvolta meglio rompere le palle che mandare in frantumi un’ impresa per paura di cambiare. Eh sì, perché a volte all’ imprenditore lungimirante può far comodo ascoltare un rompiscatole. A patto di riconoscere quello giusto!

Caro imprenditore non tutti i rompiscatole fanno al caso tuo.

Ora ti starai chiedendo: “Come faccio a identificare un rompiscatole produttivo?”

E’ semplice, mentre i nostalgici si lamentano perché le cose non funzionano ma non fanno assolutamente nulla per migliorare la produttività della tua impresa, potresti incontrare un rivoluzionario in grado di mostrarti la tua attività da una prospettiva differente e supportarti nella gestione della tua azienda. In che modo?

Parliamo di problem solving.

Una delle caratteristiche più richieste dai selezionatori di tutto il mondo è la capacità di gestione delle criticità.

Ma, domanda da un milione di dollari, come si risolvono i problemi?

Importanti studi ritengono che la difficoltà nella risoluzione di un problema sia legata all’ incapacità di centrare il problema stesso. In parole povere, se non capisco qual è il nocciolo della questione come faccio a risolverla? Uno dei motivi più frequenti della nostra insoddisfazione riguarda il fatto che ci ostiniamo a cercare soluzioni senza aver definito realmente i problemi e quindi disagi ed i bisogni continuano a persistere.

Ecco perché sempre più aziende reputano importante disporre di risorse con la capacità di interpretare i segnali deboli della propria organizzazione, di vedere come problemi cose che ad altri sembrano normali; insomma, di guardare  un po’ più lontano per scoprire nuovi ambiti di possibile miglioramento.

Ponendosi in modo critico ma propositivo il rivoluzionario anticipa i problemi contribuendo così consistentemente all’ azione di miglioramento in azienda. Quella di cui dispone non è una competenza tecnica, ma un metodo creativo, di un approccio in grado di far emergere nuove idee e nuove soluzioni.