GESTIONE DEL TEMPO PER FREE LANCE IMPACCIATI – Parte II: Strumenti pratici

Buongiorno amici, oggi riprendiamo il discorso della gestione del tempo attraverso strumenti pratici che vi aiuteranno ad acquisire maggiore consapevolezza del modo in cui vivete le vostre giornate e a riappropriarvi della risorsa più importante che abbiamo a nostra disposizione: il TEMPO!

  1. Azione!

Lo ammetto sono una fan delle liste. Del resto sono una grafomane dichiarata, per cui va da sé che scrivo su qualsiasi superficie mi capiti a tiro. Tuttavia sarà capitato anche a voi, spinti dai migliori propositi di questo mondo, di creare elenchi lunghissimi di “cose da fare” e di portare a compimento solo 3 o 4 dei punti presenti sulla lista.

lista delle priorità

Ecco l’idea da un milione di dollari:

Prima di andare a dormire scrivete SOLO 5 cose da fare domani. E FATELE.

Non 10, non 15, non 8. SOLO le 5 cose più importanti da fare.

Lo so, sembra SEMPLICE, ma proprio perché è semplice farlo è semplice anche non farlo. Rileggete i primi 3 punti della prima parte dell’articolo (Gestione del tempo per free lance incasinati – Parte I) , individuate le priorità e agite!

  1. Definite le priorità.

Abbiamo tutti la stessa quantità di ore in una giornata, il segreto sta nel rendersi conto che non bisogna gestire il tempo ma noi stessi. Non siamo stati creati per fare tutto subito. Ci sono molte più cose da fare di quante mai potremmo farne in un solo giorno. Si tratta di scegliere cosa fare e cosa no. Il dottor Steven Covey ha ideato uno schema per aiutare le persone ad individuare le priorità. Fate una lista di cose da fare e attribuite a ciascuna attività un punteggio da 1 a 10 in base all’ urgenza e all’ importanza. Per es. questa è la mia:

gestione del tempo

Poi disegnate una tabella con 4 quadranti come questa:

tabella gestione del tempo

Prendetevi il tempo di pensare a cosa è davvero importante e cosa non lo è e mettetelo in agenda.

Scrivendo e programmando rimarrete stupiti dalla quantità di cose che riuscirete a fare e del tempo libero che avrete guadagnato!

  1. Gestite le distrazioni.

Riprendete lo schema di prima. Nel quadrante “Da ignorare” inserite tutte le attività che vi fanno perdere tempo. Pensateci un momento. Quanto tempo sprechiamo in attività che ci allontanano da ciò che amiamo realmente solo perché non sappiamo dire NO?

Imparate a riconoscere i LADRI DI TEMPO.

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RICONOSCERE E NEUTRALIZZARE I LADRI DI TEMPO IN POCHE SEMPLICI MOSSE

I LADRI DI TEMPO sono persone che ci portano via tempo ed energie che potremmo utilizzare per fare quello che vogliamo davvero. Come identificarli? Come sconfiggerli? Ecco un  breve prontuario per imparare a gestirli:

Il LOGORROICO: monopolizza il vostro tempo per ore chiacchierando di cose che non vi interessano.

SOLUZIONE: Se evitate di aprire la conversazione, non avrà modo di “allargarsi”. Rispondete senza dargli modo di ampliare il discorso, si seccherà e migrerà verso altri lidi alla ricerca di qualcuno che gli dia corda.

logorroico

IL LAMENTOSO: vuole essere compatito. Cerca qualcuno che lo assecondi e, una volta trovato, si sentirà autorizzato a raccontargli tutti i suoi problemi prosciugando le sue energie. Volete essere voi i fortunati?

SOLUZIONE: Ditegli in modo cortese che non avete tempo per parlare, che siete in ritardo e che avete molte faccende da portare a termine.

lamentoso

IL FAN: Cerca consigli. Vi ha dimostrato la sua stima e voi, sentendovi lusingati vi siete lasciati scappare la frase: ”Per qualunque cosa, non esitare a  contattarmi”. Superfluo dirvi che ve ne pentirete.

SOLUZIONE: Ditegli la vostra ed invitatelo a riflettere affinché si alleni a trovare da solo la soluzione giusta.

Indipendentemente dal soggetto che avete di fronte il punto è imparare a dire di no con stile.

La nostra capacità di gestione del tempo dipende in larga parte dalla quantità di impegni verso cui ci mostriamo disponibili. Accettiamo troppo spesso, per paura di perderci delle opportunità o di deludere gli altri. Se siamo realmente motivati a trovare il tempo per fare ciò che desideriamo è NECESSARIO imparare a dire di no.

Come dire di no con stile?

La miglior dote di un abile comunicatore è l’assertività. Una persona assertiva ha la capacità di dire quello che va detto nel modo migliore. Come svilupparla? Ecco alcuni suggerimenti:

  1. Usate il giusto tono di voce, calmo ma fermo. Il 70% dei conflitti deriva dal modo in cui si comunica e non dall’oggetto della comunicazione.
  2. Esprimete la vostra decisione anche attraverso i gesti, non giocherellate nervosamente ma siate sicuri. La comunicazione non verbale comunica all’interlocutore molto di più delle vostre parole.
  3. Spiegate le motivazioni del vostro rifiuto. Il NO non è “uno sgarbo personale” ma una scelta motivata da un’esigenza.
  4. Proponete eventuali alternative al vostro interlocutore. Dimostrategli che, nonostante gli abbiate detto di no, siete interessati ad aiutarlo a trovare una soluzione.
  5. Cercheranno di farvi cambiare idea, difendete le vostre scelte. Mostrando di rispettare voi stessi vi guadagnerete il rispetto degli altri.

GESTIONE DEL TEMPO PER FREE LANCE INCASINATI – Parte I

gestione del tempo

Una delle difficoltà più frequenti che ci troviamo ad affrontare nel momento in cui decidiamo di metterci in proprio riguarda la gestione del tempo. Possiamo pensare di avere solo 24 ore oppure renderci conto di avere addirittura 24 ore a nostra disposizione. È una questione di prospettiva.

Come diceva Henry Van Dyke:

Il tempo è troppo lento per chi soffre, troppo breve per chi gioisce, troppo lungo per chi aspetta”.

Senza girarci troppo intorno voglio condividere con voi alcune strategie per sconfiggere le perdite di tempo guadagnando qualche ora per fare quello che vi pare.

  1. Trovate la motivazione che fa per voi.

È possibile trovare il tempo per qualsiasi cosa a patto che la desideriamo davvero. Talvolta siamo così presi dal nostro quotidiano che confondiamo l’attività con la produttività, perdendo di vista i nostri reali obiettivi.

Il modo in cui impieghiamo il nostro tempo determina la qualità della nostra vita e influisce sui risultati che otteniamo nel lavoro, in famiglia e nel tempo libero.

Quando penso di non avere abbastanza tempo mi focalizzo sulle attività che voglio intraprendere e sul perché desidero farlo. Funziona!

  1. Imparate dal Feng Shui.

Se anche la vostra scrivania è colma di oggetti, fogli, libri e materiale non bene identificato, è giunto il momento di fare una bella pulizia.

Possedere troppe cose rallenta la nostra attività quotidiana e anziché agevolarci ci fa sprecare tempo ed energia.

Create due pile: “Cose da buttare” e “Cose da archiviare” e siate determinati a liberarvi del superfluo.  Gettate tutto ciò che non usate, lo spazio che guadagnerete vi farà risparmiare minuti preziosi per dedicarvi a quello che amate davvero.

  1. Fatelo subito!

La tendenza a rimandare è una delle trappole più diffuse e pericolose in cui possiamo incappare quando lavoriamo da free lance. Abbiamo scelto di lavorare autonomamente per avere la piena gestione del tempo a nostra disposizione, perché mai dovremmo stressarci?

Per ottenere dei risultati efficaci dobbiamo imparare ad autogestirci trovando il giusto equilibrio tra disciplina e tempo libero.

Vi dico il mio metodo, semplice e veloce. Quando ho da fare qualcosa e so che potrei cedere alla pigrizia e rimandarla, agisco subito. Just do it!

To be continued….